eSocial: Descubra como funciona o sistema de registro digital

O eSocial foi criado em 2011, durante o governo da ex-presidente Dilma Rousseff, como parte de um esforço maior para modernizar e agilizar a complexa regulamentação tributária e trabalhista do Brasil. Logo, ele substituiu o sistema anterior de relatórios em papel, sob o qual os empregadores tinham que enviar relatórios para várias agências governamentais em diferentes formatos.

Após atrasos iniciais, a implantação começou em 2018, começando pelas maiores empresas do Brasil. Havia um cronograma de implementação em fases que abrange vários anos com base no tamanho da empresa. Até 2023, se tornou obrigatório para todos os empregadores. O sistema foi desenvolvido por meio de uma parceria entre a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, a Secretaria de Previdência, INSS e outros atores do setor público.

Embora o lançamento de um novo sistema de relatórios digitais tenha se mostrado desafiador, a redução da burocracia e os custos associados à conformidade regulatória, a longo prazo, serão compensatórias a todos.

Continue a leitura para saber mais detalhes!

O que é o eSocial?

O eSocial é um sistema de registros digitais desenvolvido pelo governo federal brasileiro para unificar e padronizar os requisitos de declaração obrigatória do empregador. Ele substitui sistemas mais antigos e fragmentados, como o GFIP (para relatórios previdenciários) e o CAGED (para registro de empregos formais), por uma única plataforma centralizada.

Seu objetivo é modernizar e agilizar a conformidade do empregador, permitindo o envio digital dos dados dos funcionários. Todas as empresas são obrigadas a fazer a transição para o sistema em um cronograma contínuo com base em seu tamanho.

Além de tudo, ele visa reduzir a burocracia para os empregadores, eliminando relatórios redundantes em vários sistemas. Também facilita o compartilhamento de dados entre agências governamentais, melhorando a fiscalização e a análise.

A plataforma incorpora validação de dados em tempo real. De modo geral, esse sistema digital representa uma modernização significativa da prestação de contas trabalhistas.

Pontos importantes ao prestar as informações no eSocial

Requisitos de relatórios

Como dito, com o eSocial, as empresas agora enviam um conjunto abrangente de dados de funcionários, folha de pagamento e benefícios por meio de um único sistema de registros digitais.

Algumas das informações fundamentais que devem ser reportadas, incluem:

• Dados cadastrais do funcionário, como nome, RG, data de nascimento, endereço, PIS/PASEP, dados da conta bancária, etc.
• Detalhes do contrato, incluindo cargo, salário, data de início, tipo de contrato, benefícios, dias de férias, etc.
• Dados da folha de pagamento sobre remuneração, descontos, deduções de benefícios, impostos pagos, etc.
• Jornada de trabalho, faltas, licenças remuneradas e não remuneradas.
• Informações de saúde e segurança, como riscos no local de trabalho, acidentes, treinamento de funcionários.
• Dados sobre dependentes de empregados para fins fiscais e de benefícios.
• Detalhes de contratação e rescisão.

Envio de relatórios

Os registros devem ser enviados eletronicamente por meio do portal eSocial. As organizações são obrigadas a obter certificados digitais seguros para enviar relatórios por meio do portal. Os prazos de submissão podem variar de acordo com o porte da empresa.

Todas as empresas devem adaptar seus sistemas de folha de pagamento e fornecer as informações detalhadas dos trabalhadores necessárias de forma contínua por meio do portal. O não cumprimento dos mandatos de relatório pode resultar em multas e outras penalidades.

Como prestar as informações no eSocial?

As informações podem ser prestadas segundo as seguintes opções:

• eSocial Web Simplificado MEI - auxilia na prestação de informações, realiza cálculos automáticos e integra os eventos com a folha, facilita o gerenciamento da folha de pagamento e a geração da guia de recolhimento.
• eSocial módulo geral Web Empresas - esse módulo é considerado o mais avançado, nele é possível informar tudo o que é previsto para o relatório.
• eSocial módulo Empregador Doméstico - facilita o cumprimento das obrigações legais de forma simples e intuitiva, tanto para pessoa física quanto jurídica.
• eSocial Web service - é o modo padrão de prestar as informações, utilizando softwares próprios que sejam compatíveis com o do eSocial. Nessa opção é preciso ter o certificado digital, e quando realizado por um contador, é necessário o cadastramento de procuração eletrônica.

Quais os benefícios do registro digital?

O eSocial traz diversos benefícios importantes para empregadores e órgãos governamentais, veja a seguir:

• Simplifica a conformidade para os empregadores - Ao integrar várias obrigações de registros trabalhistas em um sistema centralizado, ele reduz a carga de conformidade sobre as empresas. Em vez de registrar várias denúncias diferentes, os empregadores podem enviar todos os dados necessários por meio da plataforma.
• Reduz a emissão de relatórios redundantes - Como ele centraliza a coleta de dados entre as agências, ele elimina os requisitos de relatórios duplicados. As empresas não precisam mais enviar os mesmos dados várias vezes para diferentes órgãos governamentais. Isso reduz a burocracia.
• Melhora a qualidade dos dados para o governo - Com formatos de dados padronizados e processos de relatórios, o governo recebe dados de emprego e folha de pagamento de maior qualidade. Isso permite a formulação de políticas, o planejamento e a auditoria mais precisos.
• Permite o compartilhamento de dados entre órgãos governamentais - Vários órgãos como o Ministério do Trabalho, Previdência Social, Receita Federal e muitos mais podem acessar e compartilhar com segurança os dados informados. Isso facilita a cooperação, garante a consistência e elimina silos de informação.

Esse sistema unificado de registros cria um ganha-ganha para os setores público e privado.

Aplicativo móvel eSocial

Em 2021, o governo brasileiro lançou um aplicativo móvel para facilitar o envio de dados obrigatórios de empregadores individuais sobre empregados domésticos. O aplicativo permite que os empregadores enviem diretamente informações sobre seus trabalhadores domésticos, como empregadas domésticas, motoristas, babás e jardineiros.

Alguns dos principais recursos do aplicativo móvel incluem:

• Digitalização de documentos - O aplicativo permite que os empregadores digitalizem facilmente documentos de identidade, contratos e outros documentos necessários para o registro usando a câmera do telefone. Isso elimina a necessidade de entregar documentos fisicamente.
• Lembretes e notificações - Para ajudar a garantir o envio em tempo hábil, o aplicativo fornece lembretes sobre os próximos prazos. Também envia notificações quando ações são exigidas pelo empregador, como a confirmação das informações enviadas.
• Interface intuitiva - O aplicativo foi projetado para ser amigável para empregadores individuais que podem não ter departamentos de RH. As telas e opções são simplificadas para facilitar a navegação.
• Funciona offline - Os usuários podem preencher dados de funcionários e preparar envios mesmo sem conexão com a internet. As informações são sincronizadas assim que o dispositivo está online novamente.

O aplicativo móvel pretende facilitar a adesão, especialmente para pequenas empresas e famílias que empregam trabalhadores domésticos. Ao facilitar o envio dos dados exigidos pelos funcionários, o objetivo é melhorar os índices de participação no sistema.

eSocial para Pequenas Empresas

Pequenas empresas e empregadores individuais têm algumas vantagens quando se trata de adotar esse registro digital. O governo reconhece que as empresas menores têm menos recursos para se dedicar ao compliance, por isso o relatório inclui dispositivos para facilitar a transição.

Requisitos simplificados de apresentação de relatórios

Aquelas com receita bruta anual inferior a R$ 4,8 milhões podem utilizar uma versão simplificada Isso permite enviar apenas informações essenciais, como salário do funcionário e controle de tempo. Detalhes adicionais como benefícios, folgas e dados de rescisão podem ser omitidos.

Disponibilidade de Software Governamental Livre

O governo disponibiliza gratuitamente o software de compliance sob medida para micro e pequenas empresas. O processo de envio simplificado e os modelos pré-formatados facilitam a geração de relatórios para equipes menores com conhecimento técnico limitado. O uso das ferramentas gratuitas do governo reduz a necessidade de investir em softwares comerciais caros ou consultores.

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Penalidades por não conformidade com o eSocial

O sistema reforça a conformidade impondo penalidades rigorosas para relatórios atrasados, incorretos ou incompletos. Aquelas que não apresentarem corretamente suas obrigações estão sujeitas a multas que variam conforme a gravidade do problema e o tamanho da organização.

Confira a listagem de algumas multas e a variação de seus valores segundo a portaria MTE nº 66/2024:

• Pequenos atrasos ou erros de comunicação: a multa pode variar de R$440,07 acrescidos R$440,07 por trabalhador prejudicado, podendo chegar ao valor máximo de R$44.007,30, aplicadas em dobro caso haja reincidência, oposição à fiscalização ou desacato à autoridade.
• Omissão de informações ou prestar declaração falsa: a multa será proporcional à gravidade da omissão. Podendo variar de R$440,07 acrescido de R$27,50 por empregado omitido ou declarado falso, ou inexatamente.
• Folhas de pagamento: esses dados devem ser informados mensalmente e de forma detalhada. Deve conter: salário mensal, vales, contribuição do INSS, entre outras informações importantes. A multa, caso não sejam enviados, tem o valor mínimo de R$ 1.812,87.
• Não registrar os funcionários: dispor de trabalhadores sem registro ou a não transmissão da informação pode receber multa de valor igual a um salário mínimo, por empregado não registrado.

Os critérios utilizados para determinar a penalidade exata incluem:

• Tamanho da empresa com base na receita bruta -  para uma maior receita, as multas são mais pesadas
• Gravidade e duração da violação
• História prévia de não conformidade
• Presença de má-fé ou intenção de enganar

Além das multas, infrações graves ou repetidas também podem levar à suspensão de contratos e benefícios do governo. Isso fornece um grande incentivo para a conformidade total, já que a perda de contratos pode afetar severamente as operações. A estrutura rigorosa torna essencial que as empresas tenham protocolos adequados de relatórios.

Com penalidades severas em vigor, as organizações devem priorizar o arquivamento correto e oportuno de todos os dados necessários de funcionários, impostos e benefícios. Automatizar o processo de registros e ter uma equipe de RH dedicada responsável pelo envio é aconselhável para evitar entrar em conflito com o sistema.

Perspectivas futuras para o eSocial

Espera-se que o eSocial continue se expandindo nos próximos anos. Algumas áreas-chave para observar das perspectivas futuras:

• Potencial de integração com outros sistemas governamentais: Discute-se sua integração com outros sistemas já existentes, como o e-Financeira, para criar um sistema unificado de relatórios digitais. Isso poderia agilizar a conformidade, mas exigiria uma coordenação significativa entre as agências governamentais.
• Papel na melhoria do cumprimento e aplicação dos direitos trabalhistas: Ao centralizar os dados da folha de pagamento e da força de trabalho, o eSocial fornece às autoridades trabalhistas maior capacidade de monitorar o cumprimento das regulamentações sobre salário mínimo, benefícios, padrões de segurança e muito mais. Isso apoia o maior foco do governo na aplicação das leis trabalhistas e nas proteções do local de trabalho. Os dados podem facilitar a auditoria e ajudar a identificar possíveis violações para uma investigação mais aprofundada.

Conclusão

O sistema padroniza e centraliza diversos requisitos de registros trabalhistas que antes precisavam ser apresentados separadamente pelas organizações. Se as empresas não cumprirem as regras de regsitros do eSocial, arriscam sofrer penalidades ou multas. As penalidades podem variar de advertências e pequenas multas monetárias a multas maiores com base na receita bruta da organização. 

Espera-se que o eSocial continue evoluindo para uma plataforma digital essencial tanto para a conformidade regulatória do setor privado quanto para a aplicação das leis trabalhistas do Brasil. O sistema visa beneficiar trabalhadores, empresas e o governo, modernizando e padronizando a prestação de contas trabalhistas.

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